Hukuki Risk Taraması ve Şirket İçi Uyum Programları

1. Konunun Genel Çerçevesi

Şirketlerin karşılaştığı hukuki uyuşmazlıkların önemli bir kısmı, önceden fark edilebilecek eksikliklerden kaynaklanmaktadır. İmzası eksik bir sözleşme, süresi geçmiş bir izin, yazılı olmayan bir iş sözleşmesi ya da hiç hazırlanmamış bir aydınlatma metni, ilk bakışta küçük görünse de ileride dava, idari para cezası veya itibar kaybı olarak geri dönebilmektedir.

Hukuki risk taraması (uygulamada "legal due diligence" veya "hukuki durum tespiti" olarak da anılmaktadır), şirketin mevcut hukuki durumunun belirli bir tarih itibarıyla fotoğrafının çekilmesidir. Uyum programı ise bu taramada ortaya çıkan eksikliklerin giderilmesini ve aynı eksikliklerin tekrar etmemesini sağlayan kalıcı bir yapıdır. Tarama tek seferlik bir çalışma iken uyum programı süreklilik gerektirmektedir.

2. Hukuki Dayanak

• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu: TTK m.369 (yönetim kurulu üyelerinin özen ve bağlılık yükümlülüğü), TTK m.375 (yönetim kurulunun devredilemez görevleri), TTK m.378 (riskin erken saptanması ve yönetimi), TTK m.553 (yöneticilerin hukuki sorumluluğu)
• Limited şirketler bakımından TTK m.626 (müdürlerin özen yükümlülüğü)
• KVKK m.12 (veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler)
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
• 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun (yükümlü sayılan sektörler bakımından)
• TCK m.60 (tüzel kişiler hakkında güvenlik tedbirleri)

3. Kanundaki Düzenleme

Yöneticilerin Özen Yükümlülüğü

TTK m.369 uyarınca yönetim kurulu üyeleri, görevlerini tedbirli bir yöneticinin özeniyle yerine getirmekle yükümlüdür. Limited şirket müdürleri için TTK m.626 aynı yönde bir düzenleme içermektedir. Şirketin faaliyet gösterdiği alandaki temel yasal yükümlülüklerin takip edilmemesi, bu özen yükümlülüğünün ihlali olarak değerlendirilebilmektedir.

TTK m.553 uyarınca kanundan ve esas sözleşmeden doğan yükümlülüklerini kusurlarıyla ihlal eden yöneticiler; şirkete, pay sahiplerine ve şirket alacaklılarına karşı verdikleri zarardan sorumlu tutulabilmektedir. Bu nedenle uyum programı, yalnızca şirketi değil, yöneticileri de koruyan bir araçtır.

Riskin Erken Saptanması

TTK m.378, pay senetleri borsada işlem gören şirketlerde riskin erken saptanması amacıyla bir komite kurulmasını öngörmekte, diğer şirketlerde ise denetçinin gerekli görmesi hâlinde bu komitenin kurulmasını düzenlemektedir. Kanuni zorunluluk bulunmayan şirketlerde de aynı mantıkla bir risk izleme yapısı oluşturulması iyi bir uygulama olarak kabul edilmektedir.

Sektörel Yükümlülükler

Kişisel verilerin korunması, iş sağlığı ve güvenliği, aklama ile mücadele, tüketici mevzuatı ve elektronik ticaret düzenlemeleri, şirketin büyüklüğünden bağımsız olarak uyulması gereken kuralları içermektedir. Bu alanlardaki aykırılıklar çoğu zaman idari para cezası ile sonuçlanmakta, bazı hâllerde ise cezai sorumluluk gündeme gelebilmektedir.

4. Uygulamada Süreç

1. Kapsamın belirlenmesi: Taramanın hangi alanları kapsayacağı (kuruluş belgeleri, sözleşmeler, iş hukuku, kişisel veriler, fikri mülkiyet, lisans ve izinler, uyuşmazlıklar) ve hangi tarihin esas alınacağı yazılı olarak belirlenmektedir.
2. Belge talep listesi: Şirketten esas sözleşme, ticaret sicili kayıtları, genel kurul ve yönetim kurulu kararları, önemli sözleşmeler, çalışan dosyaları, izin ve ruhsatlar ile devam eden dava ve icra dosyalarının listesi istenmektedir.
3. İnceleme ve görüşmeler: Belgeler incelenmekte; eksik veya belirsiz noktalar ilgili birim yöneticileriyle yapılan görüşmelerle netleştirilmektedir.
4. Risk raporu: Tespit edilen her eksiklik; hukuki dayanağı, olası sonucu ve önem derecesi (yüksek, orta, düşük) ile birlikte raporlanmaktadır.
5. Eylem planı: Her risk için yapılacak iş, sorumlu kişi ve tamamlanma tarihi belirlenmektedir. Örneğin eksik iş sözleşmelerinin yazılı hâle getirilmesi, aydınlatma metinlerinin hazırlanması veya süresi dolan izinlerin yenilenmesi bu plana girmektedir.
6. Politikaların yazılması: Kişisel veriler, bilgi güvenliği, çıkar çatışması, hediye ve ağırlama, sözleşme onay süreci gibi konularda şirket içi politikalar hazırlanmakta ve yönetim kurulu kararıyla yürürlüğe konulmaktadır.
7. Eğitim ve iletişim: Politikalar çalışanlara duyurulmakta, ilgili birimlere eğitim verilmekte ve bu eğitimler kayıt altına alınmaktadır.
8. Periyodik gözden geçirme: Uyum programı, mevzuat değişiklikleri ve şirketin yeni faaliyetleri dikkate alınarak belirli aralıklarla güncellenmektedir.

5. Görevli ve Yetkili Mahkeme veya Merci

Risk taraması ve uyum programı bir mahkeme süreci değildir; şirket içinde yönetim kurulu veya müdürler kurulunun sorumluluğunda yürütülmektedir. Ancak uyum eksikliklerinin sonuçları farklı mercilerin önüne gelebilmektedir. Kişisel verilere ilişkin aykırılıklar Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun, iş sağlığı ve güvenliği aykırılıkları Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'nın, ticari reklam ve tüketici aykırılıkları Ticaret Bakanlığı'nın denetimine tabidir.

Yöneticilerin sorumluluğuna ilişkin davalar TTK m.4 kapsamında ticari dava niteliğinde olup asliye ticaret mahkemesinde görülmekte; yetkili mahkeme kural olarak şirket merkezinin bulunduğu yer mahkemesidir. İdari para cezalarına karşı ise cezanın türüne göre idare mahkemesine veya sulh ceza hâkimliğine başvurulmaktadır.

6. Süreler ve Dikkat Edilecek Hususlar

• Tarama raporunun bir tarih itibarıyla hazırlandığı unutulmamalıdır; sonraki gelişmeler rapora yansımamaktadır.
• Raporda tespit edilen riskler için eylem planı oluşturulmaması, ileride yöneticilerin riskten haberdar olduğu hâlde önlem almadığı şeklinde yorumlanabilmektedir.
• Politikaların yalnızca yazılmış olması yeterli değildir; uygulandığının ve çalışanlara duyurulduğunun belgelenmesi gerekmektedir.
• İdari para cezalarına karşı başvuru süreleri kısa olup cezanın türüne göre değişmektedir; tebliğ tarihi mutlaka kayıt altına alınmalıdır.
• Şirket satın alma, ortaklık veya yatırım süreçlerinde karşı tarafın da benzer bir inceleme yapacağı dikkate alınarak belgelerin düzenli tutulması işlemleri hızlandırmaktadır.
• Belge ve kayıtların saklama süreleri, ticari defterler ve kişisel veriler bakımından ayrı ayrı belirlenmelidir.

7. Sonuç

Hukuki risk taraması, şirketin hukuki durumunu görünür kılan, uyum programı ise bu durumu sürdürülebilir şekilde düzelten bir çalışmadır. Yöneticilerin özen yükümlülüğü dikkate alındığında, düzenli tarama ve belgelenmiş bir uyum yapısı hem şirketi hem de yöneticileri olası yaptırım ve sorumluluk risklerine karşı korumaktadır.

Somut olayın özelliklerine göre ayrıca değerlendirme yapılması gerekmektedir.

8. Akademik Kaynaklar

Bu konuya ilişkin akademik çalışmalara aşağıdaki kaynaklar üzerinden ulaşabilirsiniz. Tez ve makalelerin içeriği bu sitede çoğaltılmamaktadır.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki görüş niteliği taşımamaktadır. Yeni yazılar LinkedIn sayfasında da paylaşılmaktadır.

← Sürekli veya Süreli Hukuki Danışmanlık